Цифровой этикет: 7 правил эффективной деловой переписки

Развитие эмоционального интеллекта и поддержание ментального здоровья – одни из ведущих трендов 2024, которые важно интегрировать в бизнес-коммуникацию. Сегодня большинство задач решается путем переписки в мессенджерах. Выстроенная концепция цифрового этикета формирует wow-сервис, комфорт, положительные эмоции и ценность, что позволяет получить преимущество в конкурентной борьбе и высокую степень лояльности. В этой статье мы собрали основные правила цифрового этикета для результативного общения.

Соблюдайте базовые правила цифрового этикета: пишите сообщения в рабочее время, своевременно отвечайте собеседнику и оперативно предоставляйте обратную связь по проекту. Проявите внимание и индивидуальный подход, уточните в каком мессенджере партнеру будет удобнее вести дальнейшую коммуникацию. Если нужно сделать выбор в пользу определенного мессенджера, расскажите о его уникальных возможностях и плюсах.

Развернуто отвечайте на вопросы и исключайте сложные профессиональные термины, а при необходимости использования пишите пояснение. Открытость формирует доверие и повышает лояльность. Постепенно развивайте тему, не перегружайте сообщение множеством вопросов и идей. Такая тактика сделает переписку структурированной.

Помните про субординацию и обращайтесь к партнеру на «ты», если вы заранее об этом договорились. Будьте вежливы и внимательны – не забывайте писать «спасибо» и «пожалуйста». Обращайте внимание на детали и учитывайте особенности общения собеседника. Если вы заметили, что партнер предпочитает короткие и информативные сообщения, стоит приспособиться к его стилю коммуникации. Деловое общение в мессенджерах является неформальным в сравнении с перепиской по электронной почте, но следует придерживаться профессионального подхода: образцовая грамотность и отсутствие грубой речи.

Обращайтесь к партнеру на «мы»: «наш проект», «наш бренд», «наша аудитория». Это создаст чувство единства и доверительную атмосферу. Уважайте мнение партнера, даже если вы не согласны с ним. Показывайте, что вы цените его точку зрения и готовы работать вместе, чтобы найти компромисс. Используйте эмоционально окрашенные выражения, например: «Я понимаю ваше беспокойство» — это поможет собеседнику почувствовать внимание и поддержку.

Цените время партнера и четко формулируйте мысли в коротких предложениях. Общение в мессенджерах предполагает уточнение деталей и быстрый обмен информацией. Перед отправкой перечитывайте сообщение и проверяйте текст на наличие логической последовательности повествования и отсутствие нелепых опечаток. Излагайте идеи единым сообщением, не делите текст на несколько сообщений по одному предложению, доставляя дискомфорт беспрерывными оповещениями.

Создавайте удобное пространство в чате: тяжелые файлы загружайте на диск и отправляйте ссылку, откажитесь от голосовых сообщений, смело используйте эмоджи – они добавляют дружелюбную атмосферу. Если вы ссылаетесь на информацию из предыдущих сообщений, обязательно пересылайте переписку с комментариями, чтобы партнеру не пришлось устраивать дополнительный поиск. Функция закрепленных сообщений позволит быстро вернуться к важной информации, написанной ранее.

Звоните для обсуждения срочных вопросов и решения критичных моментов. Личное общение по телефону результативнее длительной переписки. Перед звонком лучше уточнить у собеседника, удобно ли ему разговаривать в данный момент. Во время звонка вы можете передавать не только сухую информацию, но и эмоции, интонации и нюансы, которые могут быть утеряны в письменном сообщении. Это помогает установить более тесную связь с партнером. Итоги переговоров фиксируйте в чате.

Важный аспект общения в переписке, который нужно учитывать – это то, с какой интонацией сообщение воспроизводится в голове. Зачастую эмоциональная окраска, придаваемая тексту, не имеет отношения к действительности и применимо исключительно к настроению человека в конкретный момент.

Основная задача цифрового этикета – это создание экологичного пространства для коммуникации. Умение вести деловую переписку – актуальный навык цифрового этикета, способный укрепить репутацию среди партнеров. Осознанный, тактичный и внимательный подход к деловому общению в мессенджерах позволяет выстраивать плодотворные долгосрочные отношения с партнерами.