Стратегическая сессия: управление по целям и блокам

Привет! Сегодня говорим о том, зачем нужна стратегическая сессия, в какие этапы она проходит, кто в ней участвует — на собственном примере.

Здесь вы можете прочитать первую часть интервью с операционным директором коммуникационного агентства MYGRIBS Максимом Болонкиным.

Как проходит стратегическая сессия?

Стратегическая сессия - важный для нас инструмент поиска решений. Мы проводим ее раз в год, и длится она два дня. Раз в полгода, обычно в начале июня, проводим однодневный апдейт, на котором делаем ревизию наших целей и совместно принимаем решения, в том числе по управленческим вопросам. По окончании встречи презентуем итоги сессии для всего коллектива.

Подготовка проходит в несколько этапов.

I этап — проблемный семинар;
II этап — подготовка к стратегической сессии: назначается финально-ответственный за определенный отдел для подготовки презентации. В презентации по каждому блоку резюмируются успехи и недостатки работы команды.

III этап — формируется одна большая цель и ее метрики, а также по каждому из блоков (клиенты, финансы, процессы и сотрудники) ставим отдельные цели и метрики.

Расскажи про проблемный семинар

Мы придерживаемся системы управления, построенной на 4-ех элементах: клиенты, финансы, процессы и сотрудники. И все эти блоки управляются совместно с командами: в каждом есть лидеры и руководители. Это костяк из 9-ти человек, и мы совместно принимаем решения по всем западающим процессам.

Чтобы действительно добиться улучшений, мы регулярно проводим проблемный семинар: на листочках каждый выписывает главную проблему, таким образом, формируется список «болей». Далее они уже переходят в стадию решения.

Как происходит процесс сбора «болей»?

Важно ограничить количество участников – до 10. Иначе будет трудно удержать людей в фокусе, будет меньше конструктива.
В процессе написания «болей» важно выписывать все, что тебя волнует в твоей работе. 1 стикер - 1 проблема.
Мы не находим решения, а классифицируем проблемы по блокам (клиенты, финансы, процессы и сотрудники), собираем перекликающиеся и похожие.
Отобрав системные большие «боли», идем на стратегическую сессию.
Хорошо практиковать отдельные проблемные семинары и стратегические сессии по отделам в течение всего года.

Кто принимает участие в стратегической сессии?

Директора, руководители отделов и линейные сотрудники, которые изъявили желание принять участие.

Как происходит связка между стратегическими сессиями?

Ежеквартально отчитываемся по достижению поставленных целей по каждому блоку, допустимо отчитываться по дополнительным метрикам/направлениям. Соответственно, заметки и примечания с каждого квартального отчета помогают перед стратегической сессией.

Как доносится ценностный конечный продукт стратегической сессии до тех, кто на ней не присутствовал?

Проводим общее для всего коллектива мероприятие, на котором презентуем цели, метрики, а также запрашиваем обратную связь. Для нас важно, чтобы все показатели и тактики откликались у наших сотрудников.

Как часто меняется состав команды стратегической сессии? Есть ли какие-то параметры?

Параметры следующие:

1. Сотрудник, недавно присоединившийся к нам. Чаще всего вакантно лишь 1 место, дает нам свежий взгляд;

2. Есть некоторые сотрудники, которые из года в год участвуют;

3. Лояльность к компании;

4. Эффективность;

5. Не участвовал ранее.

Есть ли какие-то сложности, вызванные наличием таких сессий?

Как у руководителя — нет. Трудно представить, как можно руководить и управлять без таких ценных инструментов, как проблемная и стратегическая сессии. С другой стороны, возможно, на первых парах трудно донести ценность данного инструмента при интеграции. Могут также возникнуть трудности с организацией, ведь необходимо быть в моменте, найти время и качественно подготовиться. Не нужно стесняться просить помощи в организации, здесь главная цель — провести не для галочки, а для пользы.

Кстати, стратегические сессии мы проводим не только внутри MYGRIBS. Подробнее об услугах агентства можно узнать на нашем сайте https://mygribs.com