25 августа 2022
Тайм-менеджмент для digital-специалистов
Признаемся честно, мы в MYGRIBS не всегда всё успеваем. Поэтому решили озаботиться вопросами тайм-менеджмента.
Стараемся распределить время так, чтобы мы не чувствовали себя постоянно опаздывающими, а партнеры оставались довольными.
Что такое тайм-менеджмент?
Это способ управления временем. Он помогает планировать время и экономить ресурсы. И человеческие, и компании.
Умные люди, которые поймали время за хвост, пишут о своих техниках распределения времени целые книги. К сожалению, эти техники работают не для всех.
А мы рассказываем о том, что помогает нам преодолевать трудности в тайм-менеджменте на практике.
С чего начать, если не успеваешь?
Чтобы найти причину горящих сроков, нужно удариться в анализ своего распорядка.
Как сделать это наиболее тщательно:
- Выделили неделю и на её протяжении записывай каждый свой шаг. Включая перекусы, перекуры, туалет, разговоры с любимыми коллегами.
- Внимательно посмотри на получившееся расписание. Действительно ли рабочие задачи отнимают много времени? Или тут есть что-то другое😉
Почему не получается успевать?
Вариантов может быть несколько:
1. Медленный темп работы. Скорость работы — навык, который можно прокачивать. В долгосрочной перспективе, чтобы делать работу быстрее, нужно больше узнать, чему-то обучиться и больше практиковаться.
Чтобы ускориться в ближайшей перспективе, вам может подойти вариант освоить скорочтение или слепую печать на клавиатуре. И этого будет достаточно.
2. Вы часто отвлекаетесь. Конечно, есть люди, которые переключают внимание, скачут от задачи к задаче без потери в качестве выполнения. Но такое доступно не всем.
Не позволяйте себя отвлекать коллегам, телефону, перекурам. Попросите подходить с вопросами в определённый временной промежуток, говорите «нет» не срочным задачам и микроменеджменту.
3. Перфекционизм — враг производительности. Делайте свою работу достаточно хорошо и вовремя. В большинстве случаев этого будет достаточно!
4. Вы работаете без дедлайнов. Всем знакома ситуация: «Он откладывал это дело 2 недели, а сделал за 15 минут».
На выполнение большинства задач нужно выделить ограниченное время. Тогда приближение сроков сдачи будет давать вам дополнительную мотивацию.
ВАЖНОЕ УТОЧНЕНИЕ. Если вы мало спите и чувствуете постоянную усталость, то все советы по гармоничному распределению времени будут бесполезны. Начните выстраивать свой рабочий день с хорошего сна ночью.
Адекватные и неадекватные дедлайны
Иногда вы не успеваете не потому что медлите и отвлекаетесь, а потому что у вас слишком большое количество задач.
Если вы будете делать то, что физически не впихивается в рабочий день*, то дорога до выгорания будет короткой.
*как понять, что должно впихиваться в рабочий день — расскажем в другой статье про Управленческий покер.
Что делать, если задач реально больше, чем вы в состоянии выполнить?
- Двигать дедлайны. Оценивайте скорость своей работы объективно. Если на старте не переоценить себя и заложить достаточное количество времени на задачу — все окажутся в выигрыше: и ты, и заказчик.
- Предлагать заказчику меньший объём работ, если он требует строгого соблюдения сроков. Срок выполнения задачи может быть в большем приоритете. Если вы явно не успеваете её выполнить — предлагайте другие варианты. Сокращайте количество страниц, изображений, функций и тд. Иногда лучше меньше, но вовремя.
- Обратиться к руководству за помощью. Пусть оно снабдит вас дополнительными руками и головами, попросите расширения штата, возьмите стажёров и практикантов. Или попросите руководителя помочь расставить задачи по приоритету.
Расставьте приоритеты
Составьте ПОЛНЫЙ список ваших дел. Не только рабочих.
Какая разница, когда нужно согласовать работу с заказчиком, если вы не учли свои проблемы со здоровьем и физически не дошли до встречи?
Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Мы в MYGRIBS такой пользуемся!
Все дела нужно разделить на четыре типа:
1. Срочные и важные. В идеальном мире первый квадрат должен оставаться пустым. Но тут обычно оказываются все форс-мажоры или задачи с просроченным/приближающимся дедлайном
2. Важные, но несрочные. Хорошо, когда ваши задачи находятся тут, и вы можете всё спланировать и сделать в комфортном темпе.
3. Срочные, но неважные. Скорее всего, вы не единственный сотрудник компании. Найдите того, кто заберёт эту ношу с ваших плеч, вам еще первый квадрат разгребать.
4. Неважные и несрочные. Такие действительно существуют. Можно оставить их на время и увидеть, как половину сделает кто-то другой, а другая половина куда-то испарится.
Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.
Фух, надеемся, что вы узнали для себя что-то полезное и больше не будете задерживаться в офисе допоздна. У нас ведь почти получилось!