Эмодзи смешной, а ситуация страшная: гайд по решению рабочих вопросов в мессенджерах.

На связи коммуникационное агентство MYGRIBS! В этой статье мы дадим несколько рекомендаций на тему ведения деловой переписки в мессенджерах. Наша команда старается придерживаться этих правил в ежедневном общении в чатах с коллегами и партнёрами.

Прежде, чем написать своё первое сообщение кому-либо в мессенджере проверьте, чтобы ваше имя было написано верно и информативно. Это важно для того, чтобы человек, с которым вы общаетесь мог без труда идентифицировать вас. Спойлер: не всегда по ник-нейму очевидно кто вы такой.

В нашей практике встречается и такое, что новым специалистам при добавлении в чат проекта приходится объяснять кто директор, а кто — секретарь. Чтобы избежать неловкого отправления счетов на оплату повару вместо бухгалтера.

Непонятно —> raduzhniy gribozhyi

Верно и информативно —> Вениамин Грибовский PR at MYGRIBS

Если вы пишете кому-то впервые в личные сообщения — важно представиться, назвать из какой вы компании и кратко описать суть вопроса. Это поможет адресату сразу оценить, может он дать ответ сейчас или у него есть время написать вам чуть позже, находясь в более комфортных условиях.

Для первого сообщения в общем чате у нас тоже есть правило: сразу после приглашения в беседу поприветствуйте всех. Это, как минимум вежливо, а как максимум — вас будет легче запомнить. Согласитесь, странно выглядит, когда вы молча присоединились к чату, а после нескольких дней тишины начинаете активно задавать вопросы или запрашивать информацию.

Мы стараемся отвечать на вопросы в чатах в пределах 20 минут: если есть возможность, то сразу на заданный вопрос, если нет — то обозначаем сроки, когда вернёмся с ответом. Ведь сама суть мессенджеров в оперативной коммуникации, какой смысл писать в Telegram и ждать ответа 2 дня, для этого старшее поколение изобрело электронную почту.

Соблюдать этикет в рабочем чате = обсуждать вопросы в рабочие часы. Никто не обязан 24 часа 7 дней в неделю держать фокус на задачах, которые необходимо закрыть. Даже, если ваш партнёр или клиент пишет в субботу днём насчёт какого-то вопроса. Исключение — пожар, ЧП или землетрясение (шутка на грани).

Для того, чтобы наша команда могла отключаться от рабочей рутины у нас в компании есть 5 Дежурных грибов, которые присутствуют в чате каждого проекта и дают ответы на срочные запросы. По несрочным или экстренным, но сложным — либо обозначают время, когда ответственный за задачу коллега вернётся с решением, либо во внутреннем чате проекта уточняют, какой ответ будет корректным.

Также мы стараемся не вести переписку после 19:00-20:00. Причина та же, что и ответы в выходные — чтобы хорошо работать, надо отдыхать.

Это правило не новое, но им отчего-то продолжают пренебрегать. Не важно, был у вас созвон утром, а договорённости на вечер, или вы были на рабочей встрече и всё решили — необходимо письменно резюмировать договорённости.

Во-первых, так шансы забыть что-либо у всех участников чата стремятся к нулю, и вся команда остаётся в одном информационном поле. Во-вторых, договорённости, зафиксированные текстом автоматически становятся железобетонными. Мы все верим в ответственность и совесть, но иногда могут случаться странные вещи и можно попасть в высокохудожественный фильм «Подмена».

Совет: для всех письменных резюме мы ввели в чатах слово «апдейт», так проще искать в переписке необходимую информацию.

Этот пункт скорее не правило, а лайфхак, как обсудить в мессенджере большой список вопросов. Пока мы встретили немного людей, которые любят читать длинные сообщения в мессенджерах. А ещё мы столкнулись с ситуациями, когда необходимо обсудить большой список вопросов с цифрами или визуальным сопровождением, и звонок по телефону не решит задачу. Например, согласование контент-плана на неделю, обсуждение идеи спецпроекта или предстоящей съёмки.

На помощь приходят презентации и текстовые документы с возможностью онлайн-комментирования! Просто вносим всю информацию и вопросы в них, настраиваем доступ с правами на комментирование и отдаём в чат в формате:

короткое описание документа —> сроки, в которые ожидаем ответ —> ссылку на файл

Готово. Вы прекрасны, все участники чата довольны, пирожок с грибами уже ждёт вас!

Не стали писать очевидное из серии «никаких голосовых / делите сообщение на смыслы / отмечайте адресата в общем чате» — по запросу «правила делового общения в мессенджерах» есть много полезных статей. Надеемся, вам было полезно, а если вы и «без нас всё знали» — то хотя бы весело!